合同管理
合同类别
历史合同数据输入
新增合同
合同审批
合同查询及兑现
合同结束
合同报表
一、背景说明
合同管理是与采购、销售和资产管理相联系的，比如采购业务中的购销合同；销售业务中的销售合同；资产管理中资产租赁合同、在建工程分包合同等等。合同的种类也是多种多样的。企业在经营管理过程中，加强对合同的管理是维护企业自身利益的有效手段。
二、流程说明：
合同管理应遵循的流程。
本系统仅对部分进行处理，其他不做考虑。
（一） 合同管理
功能说明：
合同管理是与往来业务密不可分的，故系统将合同管理的功能放在“往来”中。用户通过合同管理可以实现合同台账管理、合同业务管理部门与财务的往来核对、适时查询合同的兑付情况等
操作指南：
在“往来管理”窗口，系统显示合同管理有关项目。
1、合同类别
功能说明：
在“合同类别“中主要是进行定义“类别名称”和定义“合同兑现科目”的功能。具体的功能有：1、新增、修改和删除“合同类别”；2、关闭“合同类别”
“合同类别”包括“类别名称”和“合同兑现科目”两方面的内容；
操作指南：
单击“合同类别”，进入“合同类别”界面。
在合同类别界面可以新增“类别名称”和“合同兑现科目”；也可以对已录入的“类别名称”和“合同兑现科目”进行修改和删除。
“合同兑现科目”既可以手工录入，也可以通过F7键进行选择录入，或点击可选框进行选择录入。
合同类别的设定是开始进行合同管理必做的第一步工作。
2、历史合同数据录入
功能说明：
“历史合同数据录入”的功能主要是：
初始化合同录入
初始化兑现信息录入
审核合同
合同结束
结束初始化
操作指南：
一、初始化合同录入
合同的初始化是指启用本系统后，对已有合同的初始资料的录入。
单击“历史合同数据录入”进入“合同序时簿”界面。
在该窗口可以对合同进行新增、修改、删除、审核、销章、查询过滤、合同结束、结束合同初始化、合同序时簿的预览和打印、合同单据预览和打印等功能。
1、新增合同
录入新增加的合同及相关兑现记录资料。单击工具条中“新增”按钮或从菜单“编辑”中选择“新增”，即进入“合同单据”的录入界面。
系统对合同项目进行固定设置，具体项目内容是：合同类别、合同编号、登记日期、合同名称、合同项目、项目地点、对方名称、我方签约代表、对方签约代 表、签约日期、期限、合同是否结束、预算价、结算价、押金、合同总额、经办人/其他、合同内容、兑现信息、备注、制单人、审核人等。
合同录入人也是合同的修改人，非该合同的录入人只能查看该合同资料，不能修改。合同录入中，合同编号不能重复，即使是不同合同类别的合同编号也不能重号。
在合同单据上方的工具栏中，选择“兑现”，合同单据中的“合同内容”部分自动改为合同兑现信息的输入框，系统对兑现信息进行固定设置，具体内容是：日期、摘要、对方科目、收款金额、付款金额、是否是押金。
“兑现”按纽可以对合同内容和兑现信息进行相互转换。
2、修改合同
用于修改已录入的合同单据，单击工具条中“修改”按钮或从菜单“编辑”中选择“修改合同”，即进入“合同单据”的修改界面，修改完毕后，单击“确定”返回。
对已审核的合同不能再做修改，必须先取消审核，再做修改。
3、删除合同
用于删除已录入的合同单据，单击工具条中“删除”按钮或从菜单“编辑”中选择“删除合同”，系统提示是否删除，确认删除单击“是”，否则单击“否”。
对已审核的合同不能再做删除，必须先取消审核，再做删除；或者对已结束的合同进行删除。
4、查询过滤
在合同序时簿中可以对合同进行过滤查询，单击“过滤”，出现合同查找框。
其操作方法分别在“内容”、“比较关系”、“比较值”列选择或填值，可以录入多个条件，并在“逻辑”列中选择“且”或“或”，同时还配合“未结 束”、“已结束”、“全部”中的任一选项；“未审核”、“已审核”、“全部”中的任一选项，最后单击“确定”进入“合同序时簿”界面。
5、审核合同
合同审核是对录入的合同进行审核，不是对兑现信息的审核。
经审核完毕的合同不能再对合同项目进行修改、删除，但不影响兑现信息的录入与修改。
在合同序时簿中选择需要审核的合同，单击工具条上的“审核”按纽，进入该合同的合同单据体，单击单据体上的“审核”按纽进行审核。
如果已经进行了审核，则再按“审核”按钮后会消除原审核签章，即该合同又变为未经审核状态。
已审核的合同在没有结束该合同的前提下，可以进行销章，审核人选择需要销章的合同，单击审核按纽进入合同单据，再单击合同单据中的“审核”按纽，即可以销章。
已经审核过的合同内容，必须先销章，然后才能修改。审核人与制单人不能为同一个操作员，否则系统拒绝审核签章。
6、成批审核、成批销章
系统提供了成批审核、成批销章功能，以减少用户的操作时间。在合同序时簿文件菜单，单击“成批审核”即可。成批销章的方法类似成批审核。
7、合同结束
合同结束是指对已经审核的合同及已经全部实现兑现信息的合同的封存归档。合同结束前应先审核合同；
已结束的合同不能再对合同项目和兑现信息进行新增、修改和删除。
可以对已结束的合同进行删除，包括该合同的项目和兑现信息的彻底删除。
选择需要结束的合同，单击工具条上的“结束”按纽，或打开“编辑”选择“合同结束”，进入合同单据界面，单击合同单据中的“合同结束”即可。
8、结束初始化
结束初始化是对合同初始化的关闭。
在合同序时簿中的“编辑”菜单中，选择“结束初始化”。一旦结束初始化，则系统将自动关闭初始化界面，初始化录入的所有内容都不能再做修改，并且这一过程是不可逆的。
9、预览、打印合同
可以对合同单据进行预览、打印，系统并提供了合同单据的套打格式；还可以对合同序时簿进行预览、打印。
10、引入、引出
在合同序时簿中，打开“文件”菜单，可以引入合同、引出合同、引出合同序时簿。在合同引入过程，对于相同合同号的合同引入，系统会提示“指定的数据文件中没有符合引入条件的记录”，用户可以先修改本合同序时簿中合同编号，再引入。
3、新增合同
功能说明：
“新增合同”的功能是：
1. 录入合同
2. 打印合同
3. 引入、引出合同
操作指南：
1、录入合同
根据系统给定的合同项目内容，录入合同内容。
提供合同录入单。对该单提供录入人、审核人等两个操作员。
录入的合同未经审核前，可以进行修改和删除。
进入“新增合同”界面，直接新增合同。
合同录入人也是合同的修改人，非该合同的录入人只能查看该合同资料，不能修改。合同录入中，合同编号不能重复，即使是不同合同类别的合同编号也不能重号。
系统对合同项目进行固定设置，具体项目内容是：合同类别、合同编号、登记日期、合同名称、合同项目、项目地点、对方名称、我方签约代表、对方签约代表、签约日期、期限、合同是否结束、预算价、结算价、押金、合同总额、经办人/其他、合同内容、备注、制单人、审核人。
在“新增合同”界面，只能录入合同单据及合同内容，不能录入合同的兑现信息。
在合同序时簿中，单击某条合同或兑现记录，进入合同单据内容的修改状态，同时也可以查看合同的兑现信息，但不能修改兑现内容。
未审核的合同可以修改、删除。选择需要修改或删除的合同，单击“修改”进入合同单据进行修改；单击“删除”，系统提示“是否删除XXX号合同”，选择“是”或“否”。
4、打印合同
与初始化合同中的预览、打印功能一样，系统同时提供合同的套打功能。
5、引入、引出合同
在合同序时簿中，打开“文件”菜单，可以引入合同、引出合同、引出合同序时簿。在合同引入过程，对于相同合同号的合同引入，系统会提示“指定的数据文件中没有符合引入条件的记录”，用户可以先修改本合同序时簿中合同编号，再引入。
4、合同审批
在合同序时簿中选择需要审核的合同，单击工具条上的“审核”按纽，进入该合同的合同单据体，单击单据体上的审核按纽进行审核。
即可以进行单笔合同的审核，也可以对成批合同进行审核。
已审核的合同在没有结束该合同的前提下，可以进行销章，审核人选择需要销章的合同，单击审核按纽进入合同单据，再单击合同单据中的“审核”按纽，即可以销章。同时，系统还提供了成批销章的功能，即将已审核的全部合同进行销章。
经审核完毕的合同不能再对合同项目进行修改、删除，但不影响兑现信息的录入。
5、合同查询及兑现
功能说明：
“合同查询及兑现”的功能是：
1. 录入“兑现信息”
2. 生成凭证
3. 合同结束
4. 查询合同序时簿
5. 打印合同序时簿
6. 追述查询合同、凭证
7. 引出“合同序时簿
操作指南：
1、录入“兑现信息”
合同的兑现信息是指合同在执行过程中的货币支付情况。
兑现信息的录入内容有：日期、摘要、对方科目、收款金额或付款金额。
在录入收款金额或付款金额时，系统会实时更新“合同余额”。
合同余额小于0时，系统会预警提示。
在合同序时簿中，先选定需要录入兑现信息的合同，再选择工具栏的“兑现”，或在“编辑”中选择“兑现合同”，进入合同单据的兑现信息的输入框，系统对兑现信息进行固定设置，具体内容是：日期、摘要、对方科目、收款金额、付款金额、是否是押金。
“兑现”按钮可以对合同内容和兑现信息的查看进行相互转换。
在合同兑现信息的录入界面，可以查看合同内容，但不能修改。
在合同序时簿中可以对合同进行过滤查询，单击“过滤”，出现合同查找框，可以对合同进行条件查询。
2、生成凭证
录入“兑现信息”界面对需要生成凭证的兑现信息，系统提供生成凭证功能，并将生成的凭证日期、凭证字和凭证号自动回填到“凭证信息”中。
录入完一笔兑现信息后，将光标移开，在工具栏中单击“凭证”，或用“F5”，或在“编辑”中选择“生成凭证”，则系统自动产生一张尚需完善的凭证。
3、合同结束
合同结束前应先审核合同；
已结束的合同不能再对合同项目和兑现信息进行新增、修改和删除。
可以对已结束的合同进行删除，包括该合同的项目和兑现信息的彻底删除。
选择需要结束的合同，单击工具条上的“结束”按纽，或打开“编辑”选择“合同结束”，进入合同单据界面，单击合同单据中的“合同结束”即可。
4、查询合同序时簿
提供合同查询功能，按照过滤条件进行查询，并增加按扭“未启用、在启用、已关闭”三个合同执行状态的过滤框。
查询过滤条件为：（无）、登记日期、合同代码、合同名称、合同类别、项目、项目地点、对方名称、备注、我方签约代表、对方签约代表、签约日期、期限开始日期、期限结束日期、预算价、结算价、押金、合同总额、合同余额、制单人、审核人、经办人等。
在合同序时簿中可以对合同进行过滤查询，单击“过滤”，出现合同查找框。
5、打印合同序时簿
合同序时簿可以在“查看”菜单中进行页面设置，可以预览、打印。
6、追述查询合同、凭证
在合同序时簿中，双击某条记录，可以查看该条记录的合同单；选择“兑现”，可以查看该合同的兑现信息，再在兑现信息中点击某条记录，可以查看相应的凭证。
7、引出合同序时簿
系统为了更方便的满足用户的特殊需要，可以将合同序时簿以不同的文件形式引出。
6、合同结束
合同结束前应先审核合同；
已结束的合同不能再对合同项目和兑现信息进行新增、修改和删除。
可以对已结束的合同进行删除，包括该合同的项目和兑现信息的彻底删除。
选择需要结束的合同，单击工具条上的“结束”按纽，或打开“编辑”选择“结束合同”，进入合同单据界面，单击合同单据中的“结束合同”即可。
7、合同报表
功能说明：
“合同报表”的功能有：
l 合同报表
l 打印报表
l 引出报表
操作指南：
1、合同报表
合同报表系统给出3个报表，即合同清单、合同处理情况表、合同汇总表。
单击合同报表，出现3个报表的选择框。
1）合同清单：
单击“合同清单”，出现选项框。
合同清单的查询条件是：根据签约日期、合同类别、审核情况和结束情况等进行查询。根据条件设置即可进行报表查看。
2）合同处理情况表：
单击“合同处理情况表”，出现选项框。
合同处理情况表的查询条件是：按照合同编号、合同类别进行过滤。
3）合同汇总表：
单击“合同汇总表”，出现选项框。
合同汇总表查询条件是：签约日期
2、打印报表
对上述三个报表可以进行打印预览和打印。
3、 引出报表
为了满足用户的特殊需要，系统可以将合同报表以不同的文件形式引出，引出格式与“合同序时簿”的引出格式一样。
（二） 合同兑现信息选项
在“维护”中“账套选项”的“凭证”，有“合同兑现信息必须生成凭证”的可选项。如果选择该选项，则录入兑现信息 保存时，系统会提示“你还没有生成凭证，请生成凭证后继续”，用户必须当时对该兑现信息生成凭证，实现业务数据与财务数据的紧密结合；如果不选该选项，则 录入兑现信息时，可以不生成凭证，此时，合同管理仅作为备查台账。
（三） 合同管理权限设置
在用户权限分配中，对“合同类别”、“合同录入”、“合同审批”、“合同查询与兑现”和“合同结束”进行权限控制，并在报表权限中，也新增了“合同清单”、“合同处理情况表”和“合同汇总表”的查看和打印权限。
鄂公网安备：